Veteriner kliniklerinde stok, çoğu zaman fark edilmeden kaybolur. Muayenede kullanılan bir ampul, bir serum seti, birkaç enjektör… Tek tek küçük görünen bu kalemler, ay sonunda hem kayıp hem de “neden kasayla stok tutmuyor?” sorusu olarak geri döner. Bu rehberde, bir veteriner kliniğinde ilaç ve sarf malzeme stok takibinin nasıl kurulacağını adım adım anlatıyoruz.
Stok neden kaçar? En sık 4 sebep
- Tedavide kullanılan ilaç kayda geçmez. Muayene sırasında uygulanan ilaç satış olarak girilmezse stokta görünmeye devam eder.
- Son kullanma tarihi takip edilmez. Rafın arkasında kalan ürünün tarihi geçer, fark edildiğinde iş işten geçmiştir.
- Alımlar sonradan girilir. Depodan gelen faturanın stoğa işlenmesi ertelenir, arada yapılan satışlar eksi stoğa düşer.
- Sayım yapılmaz. Kayıtla raf arasındaki fark büyüdükçe kimse kayda güvenmez.
Adım 1: Açılış sayımı yapın
Stok takibi doğru bir başlangıçla başlar. Raftaki bütün ilaç ve sarf malzemeleri sayın ve programa ilk stok girişi olarak kaydedin. Bu sırada her ürünün:
- Adet bilgisini,
- Parti numarasını (varsa),
- Son kullanma tarihini,
- Alış fiyatını
girin. Barkod okutarak çalışırsanız bu iş çok hızlanır: VetApp gibi hazır veteriner ilaç kataloğu olan programlarda barkodu okunan ilaç otomatik tanınır, ürün kartını elle doldurmanız gerekmez.
Adım 2: Her alımı fatura ile girin
İlaç deposundan gelen her teslimatı, faturası elinize geçtiği gün programa işleyin. İyi bir alım faturası ekranında şu alanlar bulunur:
- Tedarikçi (ilaç deposu)
- Ürünler, adetler ve alış fiyatları
- İskontolar (çoklu iskonto olabilir)
- KDV
- Mal fazlası (bedelsiz gelen ürünler)
- Vade tarihi
Fatura girildiğinde iki şey aynı anda güncellenmelidir: stok ve tedarikçiye olan borç. Böylece hem rafı hem de depoya ödemeniz gereken tutarı tek kayıtla takip edersiniz.
Adım 3: Tedavide kullanılanı stoktan düşün
En çok atlanan adım budur. Muayene ya da tedavi sırasında kullanılan ilaç ve sarf malzemeyi, işlem bittiği anda satışa ekleyin. Müşteri peşin ödemese bile satış veresiye olarak girilebilir; önemli olan ürünün stoktan düşmesidir.
Pratik bir kural: “Hayvana giren her şey sisteme de girer.” Bunu ekip kuralı hâline getirdiğinizde stok farkları belirgin şekilde azalır.
Mobil uygulama burada fark yaratır. İşlemi telefondan, hastanın başında ya da çiftlikte girebiliyorsanız gün sonunda hatırlamaya çalışmanız gerekmez.
Adım 4: Parti ve son kullanma tarihini takip edin
Aynı ilacın farklı tarihlerde aldığınız partileri farklı SKT’lere sahiptir. Bu yüzden stok yalnızca “kaç adet var?” sorusuna değil, “hangi partiden kaç adet var ve ne zaman bitiyor?” sorusuna da cevap vermelidir.
Doğru kurulmuş bir sistemde:
- SKT’si yaklaşan ürünler uyarı listesinde görünür,
- Satışta tarihi en yakın olan parti önce kullanılır (ilk giren değil, ilk bozulan önce çıkar),
- Tarihi yaklaşan ürünler için depoyla iade veya değişim konuşmaya vakit kalır.
Adım 5: Kritik stok eşiği belirleyin
Sık kullandığınız ürünler için bir alt sınır tanımlayın. Örneğin bir antibiyotik için “5 kutunun altına inerse uyar” gibi. Eşik altına inen ürünler panelde listelendiğinde sipariş vermeyi unutmazsınız ve “tam lazımken bitti” durumları azalır.
Eşiği belirlerken şu iki bilgiyi kullanın:
| Bilgi | Örnek |
|---|---|
| Haftalık ortalama kullanım | 4 kutu |
| Depodan teslim süresi | 2 gün |
| Önerilen eşik | 2 günlük kullanım + güvenlik payı ≈ 3–4 kutu |
Adım 6: Düzenli sayım yapın
Ayda bir, en azından en çok kullanılan ve en pahalı ürünlerde kısa bir sayım yapın. Kayıtla raf arasındaki farkı görmek, hangi adımın aksadığını gösterir: fark hep aynı üründeyse muhtemelen tedavide kullanım girilmiyordur.
Sarf malzemeleri unutmayın
Enjektör, iğne, eldiven, serum seti, sargı bezi gibi sarf malzemeler tek tek ucuzdur ama toplamda ciddi bir maliyet oluşturur. Bunları da ürün olarak tanımlayıp ilaçla aynı şekilde takip edin. Tedavi paketleri hazırlıyorsanız (örneğin “serum uygulaması”), kullandığınız malzemeleri satışa birlikte eklemeyi alışkanlık hâline getirin.
Özet kontrol listesi
- Açılış sayımı yapıldı, SKT’ler girildi
- Her alım faturası aynı gün işleniyor
- Tedavide kullanılan ilaç ve sarf malzeme satışa ekleniyor
- Kritik stok eşikleri tanımlı
- SKT uyarı listesi haftada bir kontrol ediliyor
- Ayda bir kısmi sayım yapılıyor
VetApp ile stok takibi
VetApp’te 1.694 ilaçlık veteriner ilaç kataloğu, barkodla kayıt, parti ve SKT takibi, kritik stok uyarısı ve alım faturası hazır gelir. Ayrıntılar için veteriner stok takip programı sayfamıza bakabilir ya da Ocak 2027’ye kadar tamamen ücretsiz kullanabilirsiniz.
İlgili: Veteriner programı · Stok ve ilaç takibi