Kliniği açtınız, tabelanız asıldı, ilk hastalar gelmeye başladı. Bu heyecanlı dönemde çoğu hekim kayıt düzenini “biraz oturunca” kurmayı düşünür. Sorun şu: müşteri ve veresiye arttıkça, başta kurulmayan düzeni sonradan kurmak çok daha zordur. Stok takibi zorlaşır, kimin ne kadar borcu olduğu karışır, hangi hayvana hangi dozla ne uygulandığı defter sayfalarında kaybolur.
Bu rehber, kliniğin işletme tarafını ilk 30 günde nasıl düzene sokabileceğinizi anlatıyor. (Ruhsat ve izin süreçleri il/ilçe tarım müdürlüğü ve meslek odasıyla yürütülür; burada onlara değinmiyoruz.)
1. Hafta: Temeli kurun
Ürün ve stok listenizi çıkarın
Açılış için aldığınız ilaç ve sarf malzemelerin tamamını bir kez sayın ve kaydedin. Her ürün için adet, son kullanma tarihi ve alış fiyatı yeterlidir. Barkodlu ürünlerde barkod okutmak işi hızlandırır.
Bu ilk kayıt, sonraki bütün stok takibinin temelidir. Atlanırsa “sistemde 3 görünüyor ama rafta 7 var” gibi farklar baştan başlar.
Tedarikçilerinizi tanımlayın
Çalıştığınız ilaç depolarını tedarikçi olarak kaydedin. İlk alım faturalarınızı girdiğinizde stok ve depoya olan borcunuz birlikte oluşur.
Ekibinize kullanıcı açın
Eşiniz, ortağınız ya da yardımcınız da sistemi kullanacaksa her birine ayrı kullanıcı açın. Kimin hangi işlemi yaptığı belli olur.
2. Hafta: Hasta ve müşteri kayıtları
Gelen her hasta için bir hayvan kartı açın: tür, ırk, doğum tarihi (yaklaşık bile olsa), cinsiyet, kısırlaştırma durumu, varsa çip numarası ve kilo. Sahibini müşteri olarak bağlayın.
Bu, başlangıçta zaman alıyor gibi görünür; ama ikinci ziyarette hastanın geçmişini saniyeler içinde görmek, aşı takvimini takip edebilmek ve müşteriye “geçen sefer şu uygulanmıştı” diyebilmek kliniğinize profesyonellik katar.
3. Hafta: Uygulamaları ve veresiyeyi kurala bağlayın
Yeni kliniklerde en sık yaşanan sorun, uygulanan ilaç ve sarf malzemenin kayda geçmemesidir. İki basit kural koyun:
- Hayvana giren her şey sisteme de girer. Uygulanan ilaç, aşı, serum, enjektör… İşlem biter bitmez satışa eklenir; peşin ödenmiyorsa veresiye yazılır. Böylece stok kendiliğinden düşer.
- Veresiye yalnızca kayıtlı müşteriye yazılır. İsimsiz “sonra yazarız” veresiyesi yoktur.
Mobil uygulama kullanıyorsanız bu kuralları uygulamak çok kolaylaşır: işlemi muayene masasında ya da sahada, işin bittiği anda girersiniz.
4. Hafta: Gün sonu ve haftalık kontrol alışkanlığı
Her akşam kasa kapanışı
Gün sonunda nakit, kart ve veresiye toplamlarına bakın; gün içindeki masrafları girin. Kasadaki nakit ile sistemdeki nakit tutuyorsa gün doğru kapanmıştır. Tutmuyorsa farkı ertesi güne bırakmadan arayın; bir gün sonra bulmak çok daha zordur.
Haftalık 15 dakika
Haftada bir şu dört listeye bakın:
| Liste | Ne yapılır? |
|---|---|
| Kritik stok | Sipariş verilir |
| SKT’si yaklaşan ürünler | Öne alınır veya depoyla konuşulur |
| Toplam alacak ve borçlu müşteriler | Gerekirse hatırlatma araması |
| Yaklaşan ve geciken aşılar | Müşteri aranır, randevu verilir |
İlk ayın sonunda neyi bilmelisiniz?
30 günün sonunda şu soruların cevabı birkaç tıklama uzaklıkta olmalı:
- Bu ay ne kadar satış yaptım, ne kadarı nakit, ne kadarı veresiye?
- Toplam ne kadar alacağım var, kimlerden?
- İlaç depolarına ne kadar borcum var, vadeleri ne zaman?
- Hangi ürünler azalıyor, hangilerinin tarihi yaklaşıyor?
- Gelecek hafta hangi hastaların aşısı var?
Bunları biliyorsanız, kliniğinizin işletme tarafı ilk günden kontrol altında demektir.
VetApp ile ilk 30 gün
VetApp, yeni açılan klinikler düşünülerek tasarlandı: açılış stoğu ve devreden bakiyeler ilk gün girilir, ilaç kartları 1.694 ilaçlık katalogdan barkodla dolar, mobil uygulama web panelindeki her işlemi yapar. Üstelik VetApp Ocak 2027’ye kadar tamamen ücretsizdir ve kart bilgisi istemez; kaydolup kullanan ilk 500 kliniğe Ocak, Şubat ve Mart 2027 de hediye edilir. Ayrıntılar kampanya sayfasında.
Ücretsiz hesabınızı açın ya da önce canlı demoyu inceleyin. Seçim yapmadan önce veteriner programı seçme rehberimizi de okuyabilirsiniz.
İlgili: Veteriner programı · Stok ve ilaç takibi · Cari ve veresiye takibi